ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه
امکانات و قابلیت های یک نرم افزار دبیرخانه
یکی از قابلیت های نرم افزار دبیرخانه این هست که نامه های وارده به سازمان اعم از، مکاتبات بین سازمانی، حکم، یادداشت و… را در سیستم ثبت کند و جهت اقدام به کارتابل شخص مورد نظر ارسال کند. این قسمت نامه های که به خارج از دبیر خانه ارسال می شود مربوط است. از زمانی که نامه پیش نویس، تصحیح مکرر (ارجاع دوباره جهت پیش نویس)، امضا و ثبت در دبیرخانه و چاپ یا به سازمان مورد نظر ارسال می شود. که این روند مانند یک چرخه ادامه دارد. در این بخش کاربران دبیرخانه به راحتی و بدون اینکه نامه را ثبت کنند، می توانند نامه های داخلی مختلف را بین دبیرخانه ها و افرادی که مجاز به دریافت نامه هستند ارسال کنند. اگر کاربری بخواهد بصورت غیر رسمی به کاربر دیگر پیغامی را ارسال کند در هر سمت سازمانی از این ویژگی می تواند استفاده کند. هر فرد در یک سیستم کارتابل ممکن است یک یا چند سمت داشته باشدکه آن فرد برای هر سمت می تواند یک کارتابل جدا داشته باشد و از طریق آن میتواند نامه هایی که برایش ارسال شده را در کارتابل مشاهده و بررسی کند. هر کاربر می تواند نامه هایی که در اختیار دارد را برای افراد دیگر ارجاع دهد. یعنی این کاربر اجازه دارد به افرادی که مجاز به مکاتبه هستند، ارجاع دهد. اشخاص مجاز، اشخاصی هستند که زیر دست و یک سطح بالاتر می باشند. همچنین کاربر می تواند نامه را بصورت گروهی ارجاع کند و اگر مجاز به ارجاع محرمانه باشد میتواند محرمانه ارسال کند. تمامی ارجاعاتی که برروی یک نامه اتفاق افتاده است، سابقه نامه را مشخص می کند.همچنین کاربر میتواند سابقه را بصورت کلی و یا بصورت مسیری که نامه به کاربر فعلی رسیده مشاهده کند. سابقه، دستور ارجاع و وضعیت نامه در کارتابل فرد قابل مشاهده باشند.۱- ثبت نامه های وارده
۲- ثبت نامه های صادره
۳- انجام مکاتبات داخلی
۴- ارسال پیغام
۵- کارتابل
۶- ارجاع
۷- سابقه نامه
۸- ارجاع خودکار
در این ویژگی نرم افزار براساس مشخصاتی که کاربر تعریف کرده است، نامه های خاصی را به فردی بصورت خودکار باید ارجاع دهد. اگر شما بخواهید یک نامه خاصی را در سیستم جستجو کنید کار بسیار دشواری هست چون شاید سالانه هزاران نامه وارد نرم افزار شود. پس نرم افزار باید این امکان را داشته باشد که براساس متن، فرستنده ، گیرنده و… نامه را برای کاربر پیدا کند. مثلا نرم افزار این امکان را داشته باشد که برای یکسری نامه ها یادآوری کند. زمانی که کاربر وارد نرم افزار شود می تواند آن نامه ای که مشخص شده را یاد آوری کند. این نرم افزار باید این قابلیت را داشته باشد، که بتوانیم انواع دبیرخانه را تعریف کنیم، مانند: یک دبیرخانه مرکزی و چندین دبیرخانه محلی چند دبیرخانه داخلی مستقل چند دبیرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهنده با توجه به اینکه همه ی نامه های یک سازمان به دبیرخانه می رود و امکان جستجو سخت است، باید نرم افزار ویژگی ای داشته باشد که نامه ها را در کلاسه های مختلفی دسته بندی کند. نرم افزار این قابلیت را باید داشته باشدکه بتواند انواع گزارش گیری از نامه هایی که برروی سیستم ذخیره شده را بدهد. و میزان فعالیت کاربران در سیستم یا میزبان مکاتباتی که انجام شده را به صورت گزارشات مقایسه ای ارائه بدهد. ۹- جستجو
۱۰-یادآوری
۱۱- تعریف انواع دبیرخانه
۱۲- بایگانی دبیرخانه
۱۳- انواع گزارشات